Administratorem Państwa danych osobowych jest: Scanmed Sport Sp. z o.o. z siedzibą w Żorach, ul. Bankowa 2, 44-244 Żory,  KRS: 0000834551, NIP: 6772452165, REGON: 385815821. (dalej: „Administrator”).

Kontakt do nas:

• adres e-mail:info-sk@scanmed.pl
• Scanmed Sport Sp. z o.o., ul. Bankowa 2, 44-244 Żory.

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych.

Możecie się Państwo skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych we wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych i realizacji swoich praw drogą e-mailową: iod-sk@scanmed.pl lub listownie pisząc na nasz adres siedziby wskazany powyżej.

Cele, postawy prawne i okresy przetwarzania:

3.1. Zawarcie, realizacja, zmiana, wygaśnięcie bądź rozwiązanie umowy o pracę, w tym prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych, rejestrów, ewidencji, etc.) w związku z naszym obowiązkiem prawnym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz właściwymi przepisami prawa pracy, jak również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO ponieważ jesteś stroną umowy è przez okres wymagany przepisami prawa, nie dłużej niż przez okres 10 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

3.2. Realizacja badań wstępnych, okresowych i kontrolnych, zapewnienie szkoleń i podnoszenie kwalifikacji zawodowych Pracownika, w tym skierowanie na obowiązkowe badania lekarskie i szkolenia, np. BHP, ppoż. oraz RODO na podstawie obowiązku prawnego jaki na nas ciąży, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku
z obowiązującymi przepisami, w tym wewnętrznymi przepisami prawa pracy oraz RODO è przez okres wymagany przepisami prawa, nie dłużej niż przez okres 10 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

3.3. Realizacja obowiązków Pracodawcy wynikających z przepisów prawa, w szczególności w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz funkcjonowania kasy zapomogowo-pożyczkowej, co stanowi nasz obowiązek prawny zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c), art. 9 ust. 2 lit. b) RODO w zw. z art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych è przez okres niezbędny do przyznania świadczenia.

3.4. Realizacja zobowiązań podatkowych oraz ZUS, co stanowi nasz obowiązek prawny zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c), art. 9 ust. 2 lit. b) RODO oraz odpowiednimi przepisami prawa è przez okres ustawowo wymagany,
w szczególności istotny z punktu widzenia przedawnienia zobowiązań publicznoprawnych, jednakże nie dłużej niż przez okres 5 lat, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym powstało zobowiązanie publicznoprawne.

3.5. Bieżąca działalność Pracodawcy z wykorzystaniem wyłącznie danych służbowych Pracownika (np. w celu nawiązywania i utrzymywania kontaktów z kontrahentami, klientami i pacjentami placówek medycznych Pracodawcy), co stanowi nasz uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO è przez okres zatrudnienia lub do złożenia skutecznego sprzeciwu.

3.6. Zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych (może się to wiązać z zapisywaniem informacji
o dacie zalogowania, wylogowania, dokonywanych zmianach, przeglądaniu dokumentów przez użytkownika), co stanowi nasz uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Zebrane informacje nie będą służyć do monitorowania pracy, w tym efektywności Pracownika czy weryfikacji czasu pracy è przez okres do wygaśnięcia roszczeń lub złożenia skutecznego sprzeciwu.

3.7. Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i pacjentów oraz ochrony mienia, a także zachowania
w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Pracodawcę na szkodę, poprzez zastosowanie monitoringu wizyjnego, na podstawie naszego uzasadnionego interesu, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO oraz przepisami prawa pracy è przez okres trzech miesięcy od daty zapisu obrazu w rejestratorze lub złożenia skutecznego sprzeciwu. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią̨ dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Pracodawca uzyska informację, iż̇ mogą̨ one stanowić́ dowód
w postępowaniu, termin określony powyżej ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Uwaga!
Monitoring obejmuje infrastrukturę lokalową Pracodawcy oraz tereny wokół zakładu pracy, w tym parkingi,
z wyłączeniem pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni oraz pomieszczeń udostępnianych na potrzeby zakładowych organizacji związkowych. W przypadku placówek medycznych Pracodawcy mogą znaleźć zastosowanie przepisy szczególne o sposobie obserwacji pomieszczeń – monitoringu wizyjnym, wynikające
z Ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej. W tej jednak sytuacji informacja o zastosowaniu monitoringu wizyjnego przekazana zostanie Pracownikowi w odrębnej klauzuli – bezpośrednio w placówce medycznej.

3.8. Organizacja pracy umożliwiająca pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych Pracownikowi narzędzi pracy poprzez zastosowanie monitoringu GPS w wybranych
i oznaczonych pojazdach floty, na podstawie naszego uzasadnionego interesu, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO è przez okres trzech miesięcy od daty zapisu danych w systemie GPS lub złożenia skutecznego sprzeciwu.
W przypadku, w którym zapisy GPS stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Pracodawca uzyska informację, iż̇ mogą̨ one stanowić́ dowód w postępowaniu, termin określony powyżej ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

3.9. Promocja działalności Pracodawcy poprzez wykorzystanie wizerunku Pracownika na podstawie odrębnej zgody, tj. art. 6 ust. lit. a) RODO è do czasu cofnięcia zgody przez Pracownika.

3.10. Okresowe oceny pracownicze dokonywane przez upoważniony w tym celu personel Pracodawcy, co stanowi nasz uzasadniony interes, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO è przez okres zatrudnienia lub do złożenia skutecznego sprzeciwu.

3.11. Korzystanie przez Pracownika z sytemu dodatkowych świadczeń – (tzw. „benefitów”) na podstawie  odrębnej zgody wyrażonej przez złożenie wniosku o dodatkowe świadczenia, tj. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO è nie dłużej niż przez okres zatrudnienia lub do momentu wycofania zgody.

3.12. Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami, na podstawie naszego uzasadnionego interesu, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO è przez okres do wygaśnięcia roszczeń, nie dłużej niż przez okres 3 lat od dnia wymagalności roszczenia lub do złożenia skutecznego sprzeciwu.

4.1. Przetwarzamy przede wszystkim dane pozyskane bezpośrednio od Państwa, jako Pracownika, w zakresie danych osobowych nam przekazanych. Do powyższych celów dane mogą być pozyskiwane także z rejestrów publicznych oraz w ramach informacji przekazanych przez organy administracji publicznej.

4.4. Może się zdarzyć, że Pracodawca przetwarzać będzie również dane osobowe członków Państwa rodziny.

(Dane pozyskiwane bezpośrednio od Pracowników oraz organów administracji publicznej, o ile istnieje taki obowiązek prawny.)

Cele, postawy prawne, okresy przetwarzania, zakres danych:

• Realizacja wniosku Pracownika o zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, co stanowi nasz obowiązek prawny zgodnie
  z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, przepisami prawa pracy oraz ustawą o systemie ubezpieczeniach społecznych è przez okres wymagany przepisami prawa è w zakresie: imię i nazwisko, PESEL, a jeśli brak, rodzaj dokumentu tożsamości wraz z serią i numerem, data urodzenia, stopień pokrewieństwa lub powinowactwa z Pracownikiem, kod stopnia niepełnosprawności, adres zamieszkania.

• Realizacja wniosku z zakresu uprawnień rodzicielskich Pracownika – będziemy przetwarzać dane drugiego opiekuna prawnego dziecka oraz dane dziecka, w tym dane o stanie zdrowia dziecka, co stanowi nasz obowiązek prawny zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c), art. 9 ust. 2 lit. b) RODO oraz ustawą
  o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa è przez okres wymagany przepisami prawa è w zakresie: imiona i nazwiska dzieci, daty urodzenia, imię nazwisko drugiego opiekuna prawnego/rodzica, adres zamieszkania, miejsce pracy i rodzaj zatrudnienia.

• Realizacja wniosku Pracownika o skorzystanie z pomocy socjalnej w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz funkcjonowania kasy zapomogowo-pożyczkowej, co stanowi nasz obowiązek prawny zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c), art. 9 ust. 2 lit. b) RODO w zw. z art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych è przez okres niezbędny do przyznania świadczenia è w zakresie: imię i nazwisko, stopień pokrewieństwa/powinowactwa, data urodzenia, informacje
  o miejscu zatrudnienia i wysokości dochodów.

• Realizacji wniosku o przystąpienie do dodatkowego ubezpieczenia zdrowotnego i innych benefitów członków Państwa rodziny, na podstawie zgody, tj., art. 6 ust. 1 lit. a) RODO wyrażonej poprzez złożenie wniosku è przez okres do wygaśnięcia celu przetwarzania, nie dłużej jednak niż do wycofania zgody è w zakresie: imię nazwisko, adres zamieszkania, PESEL (o ile niezbędny).

• Wskazanie przez Pracownika osoby do kontaktu, którą należy poinformować o wypadku Pracownika, na podstawie uzasadnione interesu Administratora, tj. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO è przez okres zatrudnienia Pracownika lub do złożenia skutecznego sprzeciwu è w zakresie: imię i nazwisko, numer telefonu, adres do kontaktu.

Uprzejmie prosimy, aby przekazując nam dane innych osób (np. dane osobowe członków rodziny), poinformować ich o tym fakcie, celu i zakresie przekazywanych danych oraz doręczyć im kopię niniejszej klauzuli informacyjnej.

Jeżeli przetwarzamy dane osobowe Pracownika w oparciu o zgodę, to:

• zgoda jest zawsze dobrowolna;
• zgoda może być odwołana w każdym momencie w dowolny sposób, w tym osobiście w siedzibie Administratora, drogą korespondencji pocztowej lub mailowej (dane kontaktowe Administratora znajdziecie Państwo w pkt 1);
• wycofanie przez Pracownika zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
• brak Państwa zgody lub jej wycofanie, nigdy nie będzie podstawą niekorzystnego traktowania Pracownika.

Podanie danych osobowych, których możemy od Pracownika żądać w ramach realizacji obowiązków publicznoprawnych (np. podatkowych) oraz w związku z zawarciem i wykonaniem umowy o pracę jest warunkiem ustawowym, przez co jest obowiązkowe. Jeżeli zbieralibyśmy od Pracownika zgodę, to podanie danych osobowych w oparciu o zgodę jest dobrowolne.

Kategorie odbiorców:

• organy administracji publicznej, m. in. ZUS, KRUS, NFZ, PFRON, PIP, Krajowa Administracja Skarbowa, Państwowa Inspekcja Sanitarna – jeśli wynika to z przepisów prawa,
• dostawcy usług i podmioty wyspecjalizowane w zapewnianiu obsługi technicznej systemów informatycznych,
• dostawcy usług kadrowo-płacowych,
• dostawcy usług dodatkowych świadczeń – tzw. benefitów,
• dostawcy usług: szkoleniowych, doradztwa prawnego, audytorskich, rachunkowych i optymalizacji procesów biznesowych,
• podmioty powiązane z Pracodawcą, które realizują usługi na rzecz Pracodawcy w ramach Grupy Scanmed na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych, w szczególności Scanmed S.A.,
• partnerzy handlowi, kontrahenci, klienci, pacjenci placówek medycznych Pracodawcy, otrzymujący wyłącznie dane służbowe Pracowników w celu wskazanym w punkcie 3.5. powyżej,
• banki w zakresie realizacji umowy o pracę i działalności Pracodawcy.

Nie będziemy przekazywać Państwa danych osobowych poza bezpieczny Europejski Obszar Gospodarczy.

Przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do własnych danych osobowych, w tym uzyskania ich kopii,
• sprostowania własnych danych osobowych,
• żądania usunięcia własnych danych osobowych,
• ograniczenia przetwarzania własnych danych,
• przenoszenia własnych danych,
• wycofania wyrażonej przez Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonywaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
• wniesienie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku, gdybyśmy przetwarzali Państwa dane osobowe z naruszeniem prawa.

Macie Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeśli przetwarzamy Państwa dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu, o czym była mowa w punkcie 3 niniejszej informacji.

W celu skorzystania z Państwa praw, prosimy o kontakt z nami. Dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1 i 2 niniejszej informacji.

W toku realizacji umowy o pracę nie będziemy podejmować decyzji w sposób całkowicie zautomatyzowany,
w tym w oparciu o profilowanie. Na każdym etapie zatrudnienia decyzje o Pracowniku podejmował będzie człowiek.

Potwierdzam fakt otrzymania i zapoznania się z niniejszą klauzulą informacyjną

…………………………………………………………….

(data i czytelny podpis Pracownika)